営業として働くのは難しいが、営業を助ける営業事務として働きたいと思っている人も多いのではないでしょうか。
営業事務は、営業のサポート役としてプレゼン資料の作成やアポイントメントの約束などをすることが多いです。
そこで、この記事では営業事務の求人に応募した方がいい人や、営業事務の仕事内容について詳しく紹介していきます。
それではみていきましょう。
営業事務の仕事内容とは？
営業事務の仕事内容は、営業のサポートが多いです。
特に、プレゼン資料の作成がメインになるでしょう。
その他にも、営業がスムーズに進むようにアポイントメントを代行して取得したり、請求書の作成などを行うこともあります。
会社によっては営業事務というポジションがなく、営業が全て行なっていることもありますが、営業事務がある場合は営業社員が外周り担当で、営業事務が内勤作業を担当することが多いです。
そのため、営業事務は営業と比較して労働環境が良いと言われることもあります。
特に、自宅でも働けるので女性や子育て中の方にも営業事務の仕事は人気です。
一方で、営業事務の仕事は営業の成功に直結する仕事でもあります。
例えば、プレゼン資料がわかりやすいものではないと、クライアントに対して自社の商品やサービスを的確に伝えることができず、結果的に営業がうまくいかないということにもなるでしょう。
このような背景から、営業事務は自分で実際に外回りをすることはありませんが、営業の中では核となる大きな部分を担っていると言っても過言ではないです。
営業事務に必要なスキル
営業事務に必要なスキルは、以下の3つです。
- コミュニケーションスキル
- OAスキル
- スケジュール管理能力
コミュニケーションスキル
営業事務に必要なのはコミュニケーションスキルです。
コミュニケーションスキルが必要になるのは、営業事務が営業と緊密なコミュニケーションのもとで、資料作成や営業のサポートをしていく必要があるからです。
営業事務と聞くと、営業社員のサポートやお手伝いみたいなイメージがある人も多いと思います。
もちろん、そのような仕事もありますが営業事務の場合は、アポイントメントの取得など外部の人とコミュニケーションをとる機会も多いです。
その他にも、他の営業事務同士でコミュニケーションを取った上で、自分が担当している営業社員や社内全体を見た上で資料作成や調整などを進めていくこともあるでしょう。
また、社内で会議が開催される場合は、会議室の予約から会議の設定、参加者に対しての周知なども行う場合があります。
このように、営業事務ではコミュニケーションスキルがないと仕事が進められないことが多いです。
社内での仕事が多いので、社内でコミュニケーションスキルを発揮して、人脈が豊富にあると営業事務として仕事をしてもスムーズにやりやすいでしょう。
OAスキル
OAスキルとは、オフィス製品などを使えるスキルのことで、プレゼン資料を作る際に必要になってくるスキルです。
OAスキルが乏しいと、営業の時に使う資料作成ができなかったり、見やすい資料を作ることができない可能性もあります。
その他にも、ExcelやWordを使って業務を進めていくことが営業事務では多いです。
そのため、OAスキルがないと営業事務として基本的なところができないので、仕事をする上でデメリットになってしまうのが事実でしょう。
スケジュール管理能力
営業事務では、スケジュール管理能力も重要です。
営業事務の場合、様々な仕事を同時に進めていくことが多くなります。
営業1人に対して営業事務が1人ということは少なく、複数人の営業を1人の営業事務がサポートすることがほとんどです。
その場合、一人一人の営業の予定を確認した上で、資料作成や必要な資料の印刷、アポイントメントの取得などを行っていくことが必要です。
また、営業の場合はクライアントの要望によっては早急に対応しなくてはいけないことがあり、スピード感を持って仕事をすることが必要な場合も多いでしょう。
その際に、スケジュール管理能力がないと、先にすべき仕事を決めることができず、結果的にクライアントからの信頼を得られないということにもなります。
営業事務がきついと言われる理由
営業事務がきついと言われる理由は、以下の3つです。
- 自分のスケジュールで仕事を進められない
- 専門的な知識が必要になる
- 時間外の勤務がある
自分のスケジュールで仕事を進められない
営業事務がきついと言われる理由の一つに、自分のスケジュールで仕事を進められないことがあります。
営業事務の場合、自分のスケジュールで仕事を進めるのではなく、営業社員のスケジュールで仕事を進めることが多いです。
また、営業はクライアントのスケジュールに合わせて仕事をしていることもあるので、結果的に営業事務はクライアントの予定や担当営業の予定に合わせて仕事をしなくてはいけないでしょう。
その点で、自分のスケジュールで仕事を進めることができないので、きついと言われることも多いです。
特に、資料作成などはスピード感が求められ、他の仕事よりも早急に行わなくてはいけないこともあります。
一方で、請求書作成や社内調整なども重要な仕事なので、そちらの仕事を怠ることもできません。
このようにやるべき仕事がたくさんある中で、自分で仕事の優先順位を決めた上で、クライアントや担当営業に迷惑をかけないように仕事を進めていく必要があります。
専門的な知識が必要になる
営業事務では、専門的な知識が必要になってきます。
その中でも特に必要なのがデザインの知識です。
営業事務は、プレゼン資料も作成することも多く、その際にはデザインの知識を持っていると、よりわかりやすい資料を作ることができるので有利になるでしょう。
その他にも、自社の製品については完全に理解した上でプレゼン資料を作成することも重要です。
請求書作成などをする際には、ビジネスフローについてもある程度の知識をつけておいた方がいいでしょう。
Excelなどを使える必要もありますし、ビジネスマナーを学んでおく必要もあります。
このように営業事務では、専門的な知識が必要になり一般的なビジネスマンスキル以上のものが求められます。
その点で、営業事務の仕事は覚えることも多く、特に今まで社会人経験がない人の場合、営業事務の求人はきついと感じてしまう人も多いのが事実です。
時間外の勤務がある
営業事務の仕事の場合、時間外の勤務があることも多いです。
例えば、営業の場合は9時から17時の規定で勤務時間だけではなく、クライアントの予定に合わせて時間外に営業を行うことがあります。
営業事務は、営業のスケジュールに合わせて資料を作成する必要があります。
そのため、残業が多くなってしまう可能性もあるでしょう。
また、クライアント企業との懇親会や飲み会などに営業だけではなく、営業事務として資料作成などを行っている社員が参加することもあります。
特に、昔ながらの会社の場合、営業事務は女性で営業は男性となっていることが多いです。
そのため、女性が必要な場面では営業事務が駆り出されるということもあるでしょう。
その点で、時間外の勤務がある可能性も多く、営業事務の仕事は厳しいと言われることも多いです。
営業事務の求人に応募した方がいい人の特徴とは？
営業事務の求人に応募した方がいい人の特徴とは？
- パソコンスキルが高い
- コミュニケーション能力に長けている
- 体力に自信がある
パソコンスキルが高い
営業事務の求人に応募した方がいい人は、パソコンスキルが高い人です。
営業事務は、パソコンを使って資料作成などをしていく必要があります。
その他にも、Word、Excelなどを使って事務処理を行っていくこともあるでしょう。
そのような点からパソコンスキルが高くないと、仕事としてスムーズに進めることができない可能性も高いです。
新卒入社の場合は、パソコンスキルなどを含めて一通り学ぶことができるでしょう。
一方で、中途社員として採用される場合は、そもそもパソコンを問題なく扱うことができる、そしてそれを証明できる資格を持っていないと採用される可能性が小さくなってしまいます。
コミュニケーション能力に長けている
営業事務は、コミュニケーション能力に長けていることが重要になってきます。
営業事務の場合、社内での調整や外部クライアントへのアポイントメント取得などコミュニケーションをとる機会が多いです。
特に、緊密にコミュニケーションが取れていないと、営業から求められているものを提供できなかったりする可能性もあります。
その点で、コミュニケーションスキルに長けていて、その中で何を求めているのかを的確に判断できる、そしてそれをすり合わせできる能力も重要になってくるでしょう。
体力に自信がある
営業事務の求人に応募する際には、体力に自信があることが重要です。
営業事務の場合は、営業をサポートするという役割になるので、営業が求めているものを求めている期日までに提出しなくてはいけないという背景があります。
例えば、営業が明日までにクライアントに提出する資料を作成してほしいと言った場合、残業をしてまで資料作成をしなくてはいけない場合もあります。
その他にも、クライアントから営業事務社員も一緒に参加して会議や懇親会を開きたいと言われた場合は、営業事務の社員であっても参加しなくてはいけないことが多いでしょう。
このように、業務の中に長時間の勤務を求められることもあります。
まとめ
営業事務の求人は、コミュニケーションスキルやOAスキルに長けていると採用される可能性が高いです。
そのため、OAスキルやコミュニケーションに自信がある人は、応募してみるといいでしょう。