電話代行サービスは、様々な会社があります。利用する際は、プランやサービス内容を比較し、自社に合うサービスを選ぶことが重要です。
今回は、ハートフルコールセンターの評判や特徴、おすすめの利用者についてまとめています。
ハートフルコールセンターとは？
ハートフルコールセンターは、2001年3月に設立された電話代行業者で、電話代行、電話秘書、電話取次など、電話代行業務に関連する事業を専門で行っている会社です。
導入後の問題解決率94%、継続率99%という実績があり、非常に質の高い電話代行サービスを行ってくれることが伺えます。
ハートフルコールセンターの5つの特徴
数ある電話代行サービス業者の中で、なぜハートフルコールセンターが選ばれているのでしょうか。
それは、ハートフルコールセンターにしかない特徴があるからです。他のコールセンターと差別化を図っている特徴についてご紹介します。
CTI機能を用いた正確性の高い対応
ハートフルコールセンターではコンピューターと電話機、構内交換機、FAX、モデムなどの電話系装置を一つにまとめたCIT機能で正確性の高い対応が可能です。
着信と同時に、会社情報がPC画面に表示され、どのような対応をしなければいけないのかが確認できるようになっています。
コールセンターでオペレーターが正確に対応することができるよう、情報は逐次更新されていて、一社一社に応じて細かな対応が可能です。
スケジュールをもとにした高い秘書能力
ハートフルコールセンターのオペレーターは、秘書検定2級保有者となっています。
そのため秘書力が違います。
日々研磨を積んでいる女性オペレーターが丁寧に対応するのが特徴です。
秘書対応業務を利用する際は、1日のスケジュールをハートフルコールセンターの専用フォームに登録して、帰社時間や１日の予定を専用フォームに登録することで、オペレーターが確認するカレンダーにも予定が反映されます。
ハートフルコールセンターのオペレーターは、スケジュールを把握できることで、お客様からの電話に対応しやすくなるだけでなく、「何時ごろお戻りでしょうか？」というご質問もスムーズに回答可能です。
会議や外出時には、取次転送サービスも利用可能です。
例えば、9時から12時まで外出するから取次転送にしたいという場合、その時間帯だけ取次転送設定できます。
SNSでの早急な連絡
ハートフルコールセンターでは、対応した電話の内容をすぐに報告しています。
様々なSNSサービスに対応しているので、利用しやすい方法を選択できます。
対応しているのは、Slackのチャンネルまたはダイレクトメッセージ、ChatWork、LINEのトークルームです。
個別に送信することもできますし、グループ内で共有する形で報告することもできます。
グループの場合は、誰宛の連絡なのかということも分かるように報告できるので安心です。
英語への対応
ハートフルコールセンターでは、英語での対応も可能です。
海外からの問い合わせや営業電話に対応したい場合、英語での留守電への切り替えサービスが便利です。
バイリンガル対応のプランは割高となっていることが多いので、導入したくても迷われてしまうことがあるでしょう。
そのような場合でも導入しやすいプランとして、英語による音声自動応答サービスを選ぶことが可能です。
オペレーターが英語で話される方の電話を受けた際に、英語の音声ガイダンスを流すというシステムで、受けた電話の内容は音声ファイルでお知らせします。
英語以外の外国語への対応も可能です。文言を指定するだけで利用できます。
高い利用者満足度
ハートフルコールセンターは、利用者満足度がとても高いです。
無料お試し期間を設けていますが、無料お試しを利用された99%のお客様が継続利用しています。
登録内容の変更や、応対内容の変更などを無料で行えるので臨機応変に利用可能です。
社内の状況は日々変わっていくものなので、それらに柔軟に対応できるという点が高い利用者満足度に繋がっていると言えるでしょう。
ハートフルコールセンターのオプション
ハートフルコールセンターでは、基本のプランとは別にオプションプランが用意されています。
オプションプランを利用することで、より便利に電話代行サービスを利用することができます。
オプションサービスの内容をみていきましょう。
無料オプション
ハートフルコールセンターのオプションプランは、無料で利用できるものと有料となるものがあります。
無料オプションは誰でも利用できるので社内の状況に合わせて選んで利用しましょう。
- 時間外ガイダンス
営業時間外でも電話が鳴るという企業もあるでしょう。
営業時間外に電話がなりっぱなしになってしまうのは企業にとってマイナスです。
そこで、時間外アナウンスを活用しましょう。
ハートフルコールセンターでは時間外に鳴っている電話に対応する留守番電話サービスを利用できます。
ガイダンスは、好きな時間で設定でき1時間から利用可能です。
電話代行サービスを使わず、時間外の留守番電話だけの契約もできます。 - 共用アナウンス
ハートフルコールセンターでは、共用アナウンスを用意しています。
共用アナウンスは、決められた3つのパターンから企業に合わせたものを選んでもらうことができます。
アナウンスを流す時間帯は自由に設定可能です。
アナウンスは、
「お電話ありがとうございます。 只今受付時間外となっております。受付時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。 受付時間内におかけ直しください。お電話ありがとうございました」
「営業時間は午前9時から午後6時までとなっております。 大変申し訳ございませんが、今一度営業時間内にご連絡お願い致します」
「お電話ありがとうございます。只今受け付け時間外となっております。 改めてご連絡くださいませ」
の3つから選べます。 - 留守番電話
スタンダードプランのみ無料で利用可能。
営業時間外の問い合わせ電話など、残されているメッセージを音声ファイルにしてメールで転送するサービスです。
録音メッセージになることで、内容をより正確に把握できます。
また、メッセージが無い場合でも、お相手の通知番号を添えてお知らせしてくれるので、どこからかかってきたのかが分かりやすくなります。 - 着信拒否番号管理
企業にかかってくる電話のなかには、営業電話やご案内電話など迷惑電話となってしまうものもあります。
そのような電話は仕事の妨げとなっていることも多く、困っているケースもあるでしょう。
ハートフルコールセンターでは、迷惑電話ブロックも対応できます。
まずは不在対応し、かかってきた内容をお知らせします。
それから、今後取次不要と判断するか確認してもらい、不要な電話となった際は、着信拒否番号管理へ登録するという流れになります。
あらかじめ受けたくない電話の番号がある場合は、先に伝えておくことで迷惑電話として番号を登録してくれるので安心です。
万が一必要となった際は、登録の解除も可能です。
有料オプション
ハートフルコールセンターの有料オプションの内容をみていきましょう。
- 電話番号の貸出
ハートフルコールセンターでは、ビジネスフォンやデスクがなくても会社の連絡先として利用できる電話番号貸出サービスを行っています。
固定電話番号やIP電話番号で設定することができ、名刺や会社のホームページなどに記載可能です。
この番号があることで、企業の信頼度が高まります。
オプション料金は月額1,000円です。 - 着信課金番号の貸出
通話料金を着信者が全て負担するサービスです。
フリーダイヤルと言えば分かりやすいでしょう。
「0120」や「0800」などが利用可能です。
お客様サービスセンターなどを設置したい場合に便利です。
ハートフルコールセンターのオペレーターが対応することで利用可能です。
月額5,000円で追加できます。 - 対話型音声応答
お客様からの着信に対し、システムで案内したりプッシュで内容に合った場所に電話を繋げるというシステムです。
例えば、商品の問い合わせと商品購入後のサポートなどで対応する窓口を分ける場合に利用できます。
業務効率化にも役立つサービスです。1時間あたり月額4,800円で利用できます。 - 英語ガイダンス
ハートフルコールセンターでは英語での対応が必要な場合、英語ガイダンスを流すことができます。
指定された内容で音声を作成してくれるので安心です。
月額1,600円で利用できます。
ハートフルコールセンターの良いクチコミ
ハートフルコールセンターの良いクチコミをご紹介します。
- 無料トライアル期間があり、自社に合うサービスなのか試せたのが良かったです。
- 質の高い電話対応をしてくれるので安心です。オペレーターが秘書検定を持っているということで安心して任せることができます。
- 分かりやすい料金プランでとても利用しやすいです。
- 臨機応変にプラン変更やオプション追加に対応してもらえて便利です。
ハートフルコールセンターの悪いクチコミ
ハートフルコールセンターの悪いクチコミを探してみましたが、悪いクチコミはありませんでした。
満足度やリピート率が高いことから、不満は少ないサービスと言えそうです。
ハートフルコールセンターの利用料金
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プラン |
ライトプラン |
スタンダードプラン |
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月額料金 |
4,000円/30コール |
不在対応の場合：10,000円/100コール |
ライトプランは、不在にすることが少なく、電話の本数も少ないという方に向いています。
スタンダードプランは、電話の本数が多い場合や、問い合わせや受注など様々な対応をしてほしいという場合に利用しやすいです。
どちらのプランが自社に合っているのか分からないという場合は相談してみると良いでしょう。
コールオーバーは1コール150円となっています。
対応可能時間は、平日9時から18時、土日祝日、お盆や年末年始は休業です。
ハートフルコールセンターがおすすめの人とは？
ハートフルコールセンターは、下記のような人におすすめのサービスです。
起業したばかりで電話対応専用のスタッフを配置できない人
起業したばかりの場合、電話対応専用のスタッフを雇用するということが難しい場合もあるでしょう。
できるだけ人件費を削減し、ビジネスチャンスは逃したくないという方におすすめです。
業務に集中する時間を確保しやすくなります。
BtoCで架電が多いビジネスモデルの人
お客様からの電話が多いという企業では、お客様の電話対応で時間が取られてしまうことがあります。
本来の業務に集中したい、効率を良くしたいという場合に電話代行は役立つでしょう。
また、自社で専門の部署を立ち上げる予算がないという場合も、電話代行サービスをコールセンター代わりに利用されると費用を抑えることが可能です。
電話対応する時間がない忙しい経営者
個人事業主の場合、業務をしていて電話に出ることができない、外出していて電話に出ることができないという場合もあります。
そのような方にも電話代行サービスはおすすめです。
大切な電話を取りこぼす心配がありません。
まとめ
ハートフルコールセンターについてご紹介しました。
オプションサービスが充実している電話代行サービスです。
これから導入を検討されている方は、ハートフルコールセンターも候補のひとつにしてみてください。